Whatsapp-чаты и бухгалтерия на коленке: 5 частых проблем МСБ в Казахстане

Об исследовании

Компания инициировала исследование после пандемии, протестировав множество различных сервисов и выявив ряд проблем, связанных с их использованием. Этот опрос также помог бизнес-команде DAR, которая работала над созданием внутренней платформы корпоративного управления, более детально понять трудности в организации бизнес-процессов, с которыми сталкивается МСБ. Это и проблемы в сфере постановки задач, в выстраивании коммуникаций между отделами, и во взаимодействии с клиентами. 

В основном опрос проводился среди представителей микробизнеса (до 10-15 сотрудников) разных сфер деятельности, включая медиа, образование, IT, B2B и B2C услуги. Возраст респондентов  —  преимущественно до 40 лет, форма собственности  —  ИП и ТОО. 

Ведение проектов и постановка задач

Небольшой бизнес с 1-2 проектами вполне справляется с task management-ом в режиме «блокнот-whatsapp». Но с ростом оборота компании появляется потребность в фиксации и отслеживании задач.  

Управление проектами  —  наиболее энергозатратный процесс для меня, так как он включает в себя несколько этапов. Как минимум два из них сопряжены с человеческим фактором, что может влиять на ход и стоимость проекта,  —  отмечает Мирас, владелец IT бизнеса.

По словам предпринимателя, при параллельном ведении более двух проектов ставить и отслеживать выполнение задач становится сложнее. 

В ходе проектной работы сотрудники, используя даже одинаковые инструменты, делают это в разных форматах, по-своему, а иногда  —  некорректно. Часы уходят на приведение финального отчета к единому формату, — говорит Диляра, соучередитель компании по HR и бизнес консалтингу.

Решение

Мирас испробовал самые популярные облачные приложения, которые помогают управлять проектами в небольших и крупных компаниях. По его мнению, у каждого из них есть свои недостатки. 

Trello  —  нет гант-чарта (диаграммы для визуализации проектной работы) в бесплатной версии;

Bitrix  —  неудобен для ведения проектов, он хорош только для СRM;

Wrike  —  удобный, но слишком дорогой;

Jira  —  слишком сложный.

Облачные решения для управления проектами не ограничиваются только самыми известными. Поэтому при выборе софта с нужным функционалом есть смысл отталкиваться от индивидуальных потребностей и специфики бизнеса. 

«Возможно, мы нуждаемся в инструменте для фиксирования и отслеживания статуса выполнения задач, но еще не нащупали для себя максимально удобное решение. Всё, что видели, не подходило. Мне, лично, сейчас вполне хватает интеллект-карт»,  —  добавляет Диляра.

Управление персоналом

Владельцы микробизнеса, как правило, совмещают несколько функций, включая project и product менеджера, но не всегда успевают лично уследить за каждым подчиненным. В свою очередь, это может негативно отразиться на посещаемости сотрудников. 

«Барберы частенько опаздывают ко времени записи клиента, что, разумеется, негативно отражается на общей репутации нашей сети»,  —  говорит Чингиз, владелец сети барбершопов.

Решение

Проблему с посещением сотрудников он решил с помощью внедрения казахстанского сервиса. Система определяет местоположение сотрудника и сравнивает с заданными локациями в профиле. Чтобы отметиться на работе, сотрудник должен прийти в офис не позднее указанного срока, а данные о посещаемости напрямую связаны с подсчетом зарплаты.

Бухгалтерия и HR документация

Предприниматель в сфере SMM и фрилансер, зарегистрировавший ИП. Он любит свое дело и стремится увеличить доходы, но больше всего  устает от документации и бухгалтерии. 

У IT-шника, да и у любого человека, идущего в предпринимательство, в первую очередь, возникают вопросы, касающиеся юридической, бухгалтерской и HR части,  — отмечает Нурбек, предприниматель в сфере IT.

Малому бизнесу, как правило, накладно держать штатного бухгалтера и кадровика, но вопросы, связанные с HR и учетом, остаются. А вся документация в МСБ ведется через Whatsapp, что крайне небезопасно.

Решение

Для маленьких компаний более выгодная альтернатива штатным и аутсорс-бухгалтерам — электронная бухгалтерия. Это онлайн-сервисы, которые берут на себя расчет налогов и взносов, бухгалтерскую отчетность, счета-фактуры и акты выполненных работ. Таких платформ, адаптированных под казахстанское законодательство, достаточно много.

Многоканальные коммуникации

«Один парень оставил мне голосовое сообщение на работе, я перезвонила ему домой, затем он прислал e-mail на мой BlackBerry, а я ему скинула СМС. Он ответил мне на мой домашний адрес,и все вообще вышло из под контроля»,  —  жалуется героиня Дрю Берримор в фильме «Обещать  —  не значит жениться».

Чтобы потеряться в множестве чатов и переписок не нужно быть предпринимателем.  Whatsapp, Telegram, Zoom и т.д. Что уж говорить про тех, кому ежедневно приходится общаться с заказчиками, поставщиками, подчиненными и не только. В этом переизбытке контактов сообщения нередко теряются в общем потоке информации.

Некоторые респонденты исследования DAR отметили, что множество чатов в разных сервисах чаще напрягает, чем помогает в бизнесе. Zoom также не всегда удобен из-за необходимости скачивания, особенно, если нужно вести  конференции с клиентами.

Решение

Конечно, бизнес должен подстраиваться под привычки клиента, а не наоборот. С клиентами чаще всего ведут переписку в Whatsapp, так как в Казахстане этот мессенджер наиболее распространен. Но для внутреннего использования можно найти цифровое решение, которое поможет наладить коммуникацию между сотрудниками.

Управление клиентской базой и обратная связь

Чем меньше бизнес, тем важнее для него каждый клиент, и на то, чтобы наработать постоянную клиентскую базу могут уйти месяцы. Именно от нее будет в дальнейшем зависеть успех предпринимателя. 

«Для нас сейчас важно наработать постоянную базу клиентов в условиях достаточно конкурентного рынка. А клиенту вообще без разницы, как мы ведем бизнес, ему важен сам опыт посещения нашего заведения»,  —  говорит Елжан, владелец компьютерного клуба.

Используемая система для управления компьютерным клубом не позволяет отслеживать некоторые данные онлайн, например, о брони. А для клуба очень важно, чтобы вся команда была в курсе точного времени и дат бронирования. 

Решение

Современные CRM системы бывают как универсальными, так и более специализированными. Они оптимизируют взаимодействие с клиентом, могут собирать статистику и предлагать аналитику. Еще один немаловажный фактор — возможность интеграции маркетплейсов и онлайн-банков, что помогает максимально автоматизировать все процессы. CRM для продажи услуг кроме прочего включают онлайн-запись и автоматическое напоминание для клиентов.